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La seconda ondata di coronavirus è arrivata. Hai bisogno di un piano chiaro e ben definito per prepararti a un secondo blocco aziendale. I 5 passaggi in questo articolo garantiranno che la tua azienda abbia le comunicazioni di cui ha bisogno non solo per sopravvivere, ma per prosperare nei prossimi mesi e oltre.

Molti esperti ritengono che una seconda ondata di coronavirus potrebbe essere più lunga della prima. Le statistiche supportano questa idea. Alcuni paesi, come la Gran Bretagna, la Francia e la Spagna, sono stati colpiti rapidamente e duramente. Quando i numeri sono scesi a meno di 100 al giorno in giugno e luglio, abbiamo tirato tutti un sospiro di sollievo. Ma poi i casi sono aumentati di nuovo.

All’inizio di ottobre, la Spagna, ad esempio, è tornata a oltre 10.000 nuovi casi giornalieri. Se il resto del mondo segue questo schema, molti paesi, inclusi Stati Uniti, Brasile e Russia, potrebbero non aver ancora visto il peggio. Con ogni probabilità, presto vedremo di nuovo nuove restrizioni che vanno oltre il disinfettante per le mani e i prodotti per la pulizia. Se non a breve termine, almeno a medio termine.

Durante il primo blocco, molte aziende riuscirono a malapena a cavarsela. Questo era vero sia per le piccole imprese che per le grandi imprese. Che si trattasse dell’interruzione della catena di fornitura o dell’improvviso cambiamento del lavoro a distanza, i leader aziendali sono stati colti di sorpresa. Ha interrotto il funzionamento delle aziende e limitato il flusso di cassa. Molti modelli di business non hanno retto. La recessione economica è diventata inevitabile.

La domanda è: come preparare la tua attività ad un secondo – e potenzialmente più lungo – blocco. Uno sguardo approfondito indica un elemento chiave:

Comunicazione.

Comunicare durante un blocco aziendale significa molto di più che cercare di riparare i buchi non appena li trovi. Significa costruire una soluzione completa che affronti le sfide uniche di un blocco, sia per i tuoi clienti che per il tuo team. Le persone hanno bisogno di essere in contatto. Hanno bisogno di parlarsi, condividere pensieri e vedersi. È importante vedere le espressioni facciali, leggere il linguaggio del corpo e creare connessioni personali, anche quando ti connetti online. Ci sono ramificazioni aziendali a questo.

Non puoi permetterti di sbagliare. Ma farlo bene significa che la tua attività prospererà durante una seconda ondata di coronavirus e anche in futuro.

Ecco i 5 passaggi che la tua azienda deve seguire per prepararsi al secondo blocco.

1. Investire nella comunicazione

La verità è che se i clienti possono mettersi in contatto facilmente, continueranno a fare affari. Se il tuo team riesce a comunicare in modo efficace, continuerà a essere produttivo. Ma prima di discutere i dettagli di questi, è importante guardare al quadro più ampio. Fornire modi diversi per entrare in contatto non è sufficiente.

Per ottenere la continuità aziendale, le comunicazioni devono essere professionali, affidabili e convenienti. Il tuo sistema dovrebbe offrire quanto segue:

  • Integrazione: i canali di comunicazione menzionati di seguito dovrebbero far parte di un unico sistema telefonico aziendale. Durante una chiamata, i membri del team dovrebbero essere in grado di passare a una videochiamata e condividere schermate con pochi clic. L’esperienza per i clienti dovrebbe essere perfetta.
  • Qualità e sicurezza: se il personale utilizza app casuali, non c’è garanzia di qualità o sicurezza. Un sistema di comunicazione integrato può offrire entrambi.
  • Scalabilità: man mano che la tua azienda cresce, crescerà anche la necessità di comunicazioni efficaci, anche dopo l’epidemia di coronavirus. La tua suite di comunicazione deve crescere con te, in modo semplice e conveniente.

Il sistema che proponiamo riunisce tutti questi elementi. La comunicazione unificata mantiene la tua immagine professionale, aumenta la qualità e garantisce la sicurezza. Significa anche che stai fornendo tutti gli strumenti di cui il tuo team ha bisogno. Quindi non perdono tempo a cercare strumenti online gratuiti, solo per superare un secondo blocco.

Ancora più importante, avvantaggia i clienti. Sapranno sempre come mettersi in contatto e avranno sempre una risposta. Di conseguenza, mantiene la tua attività sulla giusta traiettoria. Manterrai produttività e professionalità, senza un enorme impatto sui costi per la tua azienda.

2. Stabilire una comunicazione multicanale per i client

Quali metodi di contatto preferiscono i tuoi clienti? Telefonano? Visitare il tuo sito web? I tuoi clienti potrebbero già trovarsi in un blocco locale e devono adattarsi di conseguenza. Oltre alla disponibilità affidabile del telefono, dovresti probabilmente avere le seguenti opzioni:

  • Chat dal vivo: la chat dal vivo offre ai clienti un modo semplice per contattarti dal tuo sito web. Col nostro sistema, possono facilmente passare a una telefonata o una chat video.
  • Messaggi di testo aziendali: gli SMS sono rapidi e convenienti. Molti clienti preferiranno inviare messaggi e devi essere in grado di rispondere da qualsiasi luogo, utilizzando il numero di telefono della tua azienda.
  • Facebook Messenger: i nuovi clienti in particolare troveranno la tua pagina Facebook e si metteranno in contatto lì. Hai bisogno della presenza online sulle giuste piattaforme di social media. Ma hai anche bisogno di impegno. Assicurati di avere un piano e gli strumenti per rispondere in tempo utile.

Questi dovrebbero essere integrati nel tuo sistema di comunicazione. L’integrazione ti consentirà di rimanere aggiornato sui tuoi messaggi e di rispondere ai clienti in tempo. Senza accedere ogni volta ad app diverse.

Il sistema che proponiamo riunisce tutto questo nella funzione di chat dal vivo. Pertanto, qualsiasi membro del team designato vedrà i messaggi non appena arriveranno e potrà rispondere in tempo.

3. Fornire comunicazione e collaborazione facili per il tuo team

Le migliori pratiche suggeriscono che il personale dovrebbe avere una varietà di strumenti di comunicazione per il lavoro a distanza, sia per comunicare tra loro che con i clienti. Ecco alcuni canali di comunicazione che vorresti avere a portata di mano:

  • Telefoni Web: un telefono Web completo è essenziale. Ciò consentirà ai dipendenti remoti di rispondere alle chiamate dei clienti, trasferirle ai colleghi ed effettuare chiamate in uscita. Potranno anche chiamare altri interni e controllare la propria segreteria. Manterrà tutte le informazioni di contatto del cliente insieme in un unico posto.
  • App mobili per il lavoro remoto: anche quando sono lontani dal computer, i membri del team remoto dovrebbero essere in grado di rispondere al proprio interno dell’ufficio dai propri dispositivi mobili. Per non parlare di videoconferenze, messaggi di testo e altre funzionalità del telefono aziendale.
  • Videochiamate e conferenze: consente al personale di tenere riunioni virtuali con i clienti o di effettuare una rapida chiamata faccia a faccia con un collega. Potrebbe essere necessario sostituire la formazione in loco con lezioni online.

Sembra probabile che vedremo misure complete di blocco delle attività nel medio termine, se non prima. Ma anche prima, il tuo team dovrà seguire misure di allontanamento sociale. Un buon sistema di comunicazione può aiutare. Ancora una volta, tutto questo dovrebbe essere integrato nel tuo sistema telefonico e disponibile su un browser web.

4. Gestire le comunicazioni in modo efficace

Innanzitutto, vuoi fornire le giuste forme di comunicazione. Quindi, dovrai assicurarti che funzionino come necessario. Sebbene alcuni processi aziendali cambieranno, puoi comunque assicurarti che stiano raggiungendo i tuoi obiettivi. Ci sono due aspetti principali in questo:

  • Rapporti: hai accesso ai dati che mostrano l’efficacia delle tue comunicazioni? Dovresti essere in grado di ottenere una buona panoramica dell’attività degli interni, della durata delle chiamate e della conformità agli SLA, solo per citarne alcuni.
  • Supervisione: i tuoi strumenti di comunicazione dovrebbero consentire ai manager di avere riunioni di stato quotidiane remote, effettuare chiamate individuali o inviare una breve nota a un membro del team.
  • Formazione: la formazione di nuovi agenti di call center durante un blocco aziendale può essere impegnativa. Con le funzionalità di call center, i manager possono sussurrare, intromettersi e prendere il controllo delle conversazioni o delle chat degli agenti. Ciò ti consentirà di aiutare i nuovi membri del team e garantire il miglior servizio clienti.

5. Mantenere bassi i costi – senza tagliare gli angoli

Avere una suite di comunicazioni super potente che il tuo team può utilizzare da casa sembra fantastico. Ma come sanno tutti gli imprenditori, il costo può avere un impatto significativo.

Ecco una sorpresa. Puoi effettivamente risparmiare denaro mentre ti prepari meglio per la seconda ondata di COVID 19. Ecco le funzionalità che vorresti cercare:

  • Tariffe forfettarie annuali: le tariffe mensili spesso sembrano interessanti sulla carta. Ma nel corso dell’anno, il conto si alza abbastanza rapidamente. Ancora di più quando la tua attività cresce. Le tariffe forfettarie annuali possono farti risparmiare centinaia o addirittura migliaia di euro.
  • Prezzi delle chiamate simultanee: il pagamento tramite chiamata simultanea anziché per utente offre risparmi significativi. Ad esempio, se hai bisogno di 50 estensioni per la tua piccola impresa, ma è improbabile che farai mai più di 5 telefonate contemporaneamente, questa struttura dei prezzi è molto più allettante. Paghi solo per l’utilizzo di cui hai effettivamente bisogno.
  • Scelte dirette: alcune strutture dei prezzi sono intenzionalmente complesse. Il prezzo sembra buono all’inizio, ma aumenta rapidamente man mano che scegli tutti i componenti aggiuntivi di cui hai bisogno. Le edizioni semplici tra cui scegliere senza costi aggiuntivi forniranno risparmi sostanziali quando si confrontano i numeri finali.
  • Scelta del trunk SIP: scegliendo il trunk SIP più adatto alle proprie esigenze si risparmia sulle chiamate interurbane e internazionali. Ti consentirà inoltre di impostare più numeri locali a costi minimi. Un sistema PBX aperto ti darà la flessibilità di scegliere.

Ancora una volta, la parte migliore è che non stai tagliando gli angoli o scegliendo tra le funzionalità di cui hai bisogno. Al contrario, è meglio attrezzare la tua azienda per affrontare COVID.

Farlo bene: quello che devi vincere

La crisi del COVID-19 è sicuramente un momento difficile. Ma ci sono alcune vittorie per il tuo business. Il più grande è che i tuoi clienti vedranno il tuo impegno nei loro confronti.
Un altro è che una forza lavoro remota ha effettivamente vantaggi reali e misurabili. Gli esperti hanno identificato i seguenti vantaggi di avere membri del team che lavorano da casa:

  • Risparmio sui costi: gli analisti hanno stimato che i datori di lavoro risparmiano € 20.000 all’anno per lavoratore remoto.
  • Maggiore produttività: il 65% dei dipendenti remoti ha riportato una maggiore produttività in un lavoro remoto. Circa lo stesso numero di manager è d’accordo.
  • Meglio per l’ambiente: Riduce pendolarismo e le emissioni inquinanti.
  • Migliore salute e benessere del personale: il 55% dei lavoratori ritiene che il mancato spostamento riduce lo stress. Il 69% dei lavoratori remoti a tempo pieno si ammala meno spesso.
  • Dipendenti coinvolti: il lavoro a distanza e la flessibilità di lavorare da casa conferiscono a molti dipendenti una rinnovata passione per il proprio lavoro. Li aiuta ad assumersi la responsabilità e ad essere più impegnati.

La durata di un secondo periodo di blocco non è qualcosa che puoi controllare. Ma puoi controllare l’impatto che ha sulla tua azienda.

COVID 19: Sei pronto per la seconda ondata?

Le considerazioni di cui sopra stanno crescendo di importanza ogni giorno. Prepararsi per un altro blocco aziendale sta diventando una realtà. Ciò può significare lasciare che i dipendenti lavorino da casa durante la seconda ondata. Oppure potrebbe significare una transizione a un team distribuito in diversi paesi. In entrambi i casi, farai meglio a renderlo un’opportunità piuttosto che un ostacolo.